6 DICAS PARA A OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS NO DEPARTAMENTO PESSOAL

Existe uma série de rotinas no departamento pessoal que devem ser cumpridas com acerto e agilidade e, desse modo, dá para tornar o setor mais eficaz nas entregas diárias. No entanto, como fazer essa otimização de processos?

A tecnologia e o planejamento são grandes aliados. Se, por um lado, é possível automatizar tarefas repetitivas, como o controle de ponto e a jornada de trabalho, por outro, é viável estabelecer e perseguir grandes objetivos.

Nós reunimos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Nos próximos tópicos, vamos listar 6 dicas para otimização de processos de departamento pessoal e o que você deve fazer sobre isso. Por isso, continue com a leitura!

1. Conheça os atuais resultados do departamento

Como em todo processo de melhoria, é preciso começar olhando para o que acontece hoje. Isto é, fazer uma análise do status quo. Então, questione-se: quais os atuais resultados do departamento pessoal? Analise diferentes pontos para ter uma visão mais sistêmica do setor — seus recursos financeiros, tempo para o cumprimento das atividades-chave, erros no expediente, motivação dos profissionais de RH etc.

O objetivo é entender o que ocorre hoje e, depois, avaliar se isso está de acordo com o desejado ou se precisa de ajustes. Na maioria dos casos, será necessário algum tipo de intervenção para atingir melhores resultados.

Nessa primeira etapa, a disposição em buscar pelos “gargalos” e a franqueza de admitir erros contam muito. O gestor deve abrir mão do sentimento paternalista e fazer um exame crítico do departamento.

2. Tenha objetivos desafiadores para o futuro

Agora que entende os atuais resultados, fica bem mais fácil projetar o futuro. O gestor poderá definir objetivos desafiadores e que abracem toda a equipe de trabalho. Logo, os processos de PD poderão melhorar. Em resumo, os objetivos funcionam como uma bússola e apontam para onde todos os talentos devem seguir. Eles informam o tempo ideal para a realização de um processo ou o número aceitável de erros, por exemplo.

Todo bom objetivo tem um padrão e 5 principais características. Eles são específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo bem definido — padrão internacionalmente conhecido como SMART.

Após defini-los, o ideal é fragmentá-los em resultados menores, mais próximos e fáceis de alcançar. Então, questione, a si mesmo, se esse objetivo pode ser dividido em ações menores. Se sim, aproveite para fazer isso.

3. Automatize as tarefas mais repetitivas

Muitas tarefas podem ser automatizadas na gestão de recursos humanos. Ao estudar o tema, a Deloitte notou que 56% das empresas estão redesenhando seus processos de RH para aproveitar ferramentas digitais. Em geral, a automação acontece nas mais repetitivas, burocráticas e/ou operacionais. Ao deixar parte da rotina a cargo da tecnologia, o setor pode focar no que importa e obter resultados fora do lugar-comum.

Um ótimo exemplo de automação vem da distribuição de holerites, que pode ser feita digitalmente por meio de sistemas de DP. Outro exemplo vem do controle do ponto — que será estudado em outro tópico.

Em resumo, para a otimização de processos, é importante buscar por ferramentas que automatizem o trabalho. Assim, será possível arquitetar um departamento mais competitivo e que esteja na vanguarda do mercado.

4. Mantenha a equipe de RH bem treinada

Quando os profissionais não estão bem treinados, o tempo gasto para a realização das tarefas tende a ser muito maior. Além disso, o número de erros e conflitos se multiplicam — tudo isso impacta nos processos de DP.

Por esse motivo, é preciso manter os profissionais bem treinados. Todos devem ter as competências técnicas e comportamentais para entregar grandes resultados ao longo do expediente. Ao definir os treinamentos, comece com uma análise de desempenho e um teste comportamental. Assim, você poderá diagnosticar as competências que ainda precisam ser desenvolvidas, como proatividade ou senso de equipe.

Em seguida, implemente os programas de capacitação pelos meios mais adequados — curso EAD ou uma palestra dentro da empresa, por exemplo. No fim, os profissionais devem estar qualificados para trabalhar.

5. Busque melhorar continuamente

A maior obrigação de um departamento é melhorar continuamente. Por melhores que sejam os atuais resultados, o interesse pelo progresso deve ser contínuo e presente em cada um dos colaboradores. Na otimização de processos do DP, uma ótima ferramenta para a melhoria é o ciclo PDCA. O nome é um acrônimo de quatro palavras do inglês, que representam quatro principais passos ao progresso.

Tudo deve começar com um bom plano (Plan), que deve ser executado (Do) com atenção e preparo. Depois, é preciso checar os resultados alcançados (Check) e agir corretivamente (Act), no intuito de melhorar.

Esse processo deve ser contínuo, sempre planejando e agindo corretivamente. É muito interessante envolver os profissionais de DP nessa atividade, já que eles têm boas ideias e podem promover pequenas melhorias.

6. Invista no controle de ponto

Um grande desafio do DP é o controle manual do ponto. Muitos empregados assinam data e horário errados, o que dificulta a gestão da jornada. O processo manual também é menos produtivo e mais suscetível ao erro. Nesse caso, é importante encontrar formas mais modernas para o registro dos dias e horários de trabalho. Isso pode ser feito por meio de hardwares e softwares de controle de ponto.

Em vez de o profissional assinar manualmente, pode registrar sua entrada por meio de sistemas biométricos ou cartões de ponto. As informações vão direto para o sistema, que é administrado pela equipe de DP.

O uso de tecnologia no DP pode reduzir erros, aumentar a produtividade, gerar economia no controle das horas extras e inovar. Como resultado, toda a empresa, nos vários níveis e áreas, poderá ser beneficiada.

Por fim, são muitas as possibilidades. É preciso pensar constantemente em como promover a otimização de processos no departamento pessoal. Citamos algumas das principais dicas, mas elas não são as únicas. Aproveite para se reunir com o time, avaliar o que pode ser melhorado e como fazer isso. Gostou do artigo? Que tal continuar aprendendo mais sobre tecnologia? Aproveite para ler nosso outro post que explica por que a tecnologia é essencial para o departamento social.

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