Gestão da escala de trabalho: como garantir da forma certa?

Realizar a gestão da escala de trabalho é uma etapa crucial no Departamento Pessoal para a administração da rotina organizacional. Por essa razão, trata-se de uma tarefa que exige estratégia e práticas eficientes para ter melhores resultados.

O alinhamento da escala de trabalho é importante não apenas para a fluidez do cotidiano da empresa, como também para o bem-estar dos colaboradores. Com isso, é possível conciliar produtividade e equilíbrio, favorecendo o desempenho profissional e o alcance dos objetivos empresariais.

Neste artigo, confira algumas práticas que podem ajudar a montar uma escala de trabalho estratégica e equilibrada para os colaboradores!

O que é a gestão de escala de trabalho?

A gestão de escala de trabalho é o planejamento dos horários e dos responsáveis por cada atribuição da rotina da empresa. Esse alinhamento deve ser realizado a partir da análise das necessidades da organização, disponibilidade de profissionais e, principalmente, obrigações trabalhistas.

Isso porque, a jornada do colaborador depende totalmente dos limites semanais permitidos. Sendo assim, é necessário que a distribuição da escala atenda às regulamentações vigentes e, sobretudo, priorize o equilíbrio na rotina do profissional.

Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é possível distribuir a jornada do colaborador em escalas de trabalho, como:

• 6×1 — acordo no qual o profissional trabalha 6 dias seguidos e descansa 1;
• 5×2 — em que o colaborador trabalha 5 dias consecutivos e tem 2 de descanso, podendo ou não ser seguidos;
• 5×1 — no qual confere 1 dia de folga a cada 5 dias trabalhados;
• 12×36 — intercala 12 horas de trabalho com 36 horas de descanso.

A distribuição das horas trabalhadas no dia varia de acordo com a escala escolhida. Vale a pena destacar que o correto, de acordo com a CLT, é não ultrapassar as 44 horas semanais. Se o tempo de trabalho for excedido, é considerado como hora extra, que pode entrar para o banco de horas, no qual o colaborador pode compensar futuramente, ou ser paga adicionalmente ao salário referente ao mês.

Qual a importância da gestão da escala de trabalho para a produtividade das equipes?

Com a gestão eficiente da escala de trabalho, é possível garantir que as atividades sejam desenvolvidas sem sobrecarga dos colaboradores. Afinal, o planejamento das demandas foi realizado de maneira estratégica, ao considerar a quantidade de pessoas e o tempo necessário para desempenhar as tarefas. Com isso, é possível conciliar períodos de trabalho e de descanso, que são fundamentais para a produtividade.

Por outro lado, quando a escala de trabalho é mal gerenciada, problemas de sobrecarga podem surgir. Esse desequilíbrio pode, inclusive, aumentar riscos de doenças ocupacionais, conflitos nas equipes, absenteísmo e taxas de rotatividade de profissionais.

Vale a pena ressaltar também que o não cumprimento das leis pode trazer sanções para a empresa, como multas e processos por exceder as horas de trabalho permitidas. Sendo assim, a gestão da escala de trabalho é crucial para gerenciar o fluxo da rotina organizacional e prevenir problemas trabalhistas.

Quais as melhores práticas para a gestão de escala de trabalho?

Tendo em vista a relevância da administração correta da escala de trabalho, é válido conhecer algumas práticas que facilitam essa tarefa e auxiliam o setor de Recursos Humanos na distribuição das demandas e dos horários.

A seguir, conheça algumas dicas úteis para montar escalas de trabalho com eficiência e estratégia!

Uso de softwares de escalas

Nem tudo precisa ser feito manualmente. O uso de softwares para RH pode ajudar a visualizar o panorama da rotina da empresa, de modo a fazer escalas estratégicas, a partir das demandas atuais da organização.

Além disso, os softwares ajudam a automatizar os processos, evitar duplicatas e prevenir erros. Dessa forma, é possível ter mais segurança do cálculo correto e prevenir problemas trabalhistas.

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Compliance com as leis trabalhistas

Para que a gestão de escala seja eficiente, é preciso conhecer, em detalhes, as leis trabalhistas vigentes. Contar com uma visão especialista para compreender as jurisprudências e as implicações de cada normativa vai permitir uma atuação em compliance, a fim de cumprir com as obrigatoriedades e impedir brechas para processos.

Comunicação clara com os colaboradores

É importante também que a escala de trabalho seja um acordo com os colaboradores. Com uma comunicação clara, é possível fazer combinados justos para ambas as partes. Desse modo, a empresa também consegue diminuir os riscos de absenteísmo e problemas na execução do planejamento.

Ao apresentar as demandas da empresa com transparência e identificar a disponibilidade dos colaboradores, é possível organizar a escala de forma equilibrada. Esse tipo de alinhamento é favorável para o relacionamento entre a organização e os profissionais, na criação de uma parceria sustentável e boa gestão de talentos.

Monitoramento de resultados

Não deixe de acompanhar os resultados que estão sendo conquistados com a administração da escala de trabalho. Isso porque, diversos problemas podem ser evitados quando estão sendo monitorados.

Para isso, ter o apoio de um software para processar dados em tempo real vai fazer a diferença. Com esses sistemas, é possível identificar as operações em andamento, as horas computadas, os tempos excedidos ou faltantes, além de outras informações relevantes.

Esses softwares também ajudam a fazer a integração da gestão de RH. Consequentemente, é possível monitorar os sistemas de pontos, organizar a folha de pagamento conforme as escalas e identificar necessidades de reforços para as equipes.

Em outras palavras, com acesso a dados em tempo real, é possível otimizar a gestão da escala de trabalho rapidamente. Assim, os ajustes podem ser feitos assim que for identificado algum problema ou mudança relevante, a fim de manter o foco na produtividade.

Em geral, contar com o uso da tecnologia vai trazer muito mais eficiência na gestão de escala de trabalho. Por essa razão, vale a pena buscar ferramentas e soluções que otimizam os processos, a partir da correção de erros, distribuição equilibrada de horários e monitoramento em tempo real. Dessa forma, é possível garantir melhores resultados para a empresa e satisfação para os colaboradores.

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