Como fazer o cálculo do custo de um funcionário? Aprenda já!

Fazer o cálculo do custo de um funcionário envolve diversos componentes, como salários, benefícios, encargos sociais e despesas operacionais. 

Além disso, é importante considerar os custos de desligamento. 

Para ajudar você nesse levantamento, neste guia vamos explorar cada um desses elementos e fornecer orientações sobre como calcular efetivamente o custo de um funcionário, algo que contribui para decisões financeiras mais informadas.

Por que saber o custo total de um funcionário?

Saber fazer o cálculo do custo de um funcionário é importante para a gestão eficaz de uma empresa, pois ele permite uma compreensão financeira mais profunda, o que ajuda no planejamento orçamentário e na avaliação de contratações. 

Além disso, ao analisar a rentabilidade de cada colaborador, as empresas podem identificar oportunidades de redução de custos operacionais. 

Isso contribui para uma tomada de decisões estratégicas mais assertiva, o que garante que os investimentos em recursos humanos sejam sustentáveis e alinhados com os objetivos organizacionais.

O resultando é um ambiente de trabalho mais eficiente e produtivo!

Componentes do cálculo do custo de um funcionário

Os componentes do cálculo do custo de um funcionário são: salário, benefícios, encargos sociais, despesas operacionais e custos de desligamento. 

Entenda mais sobre cada um deles. 

Salário

Este é o valor bruto pago ao funcionário e representa a principal parcela do custo. 

É crucial que as empresas estejam cientes das expectativas salariais do mercado e da experiência do colaborador.

Benefícios

Além do salário, os benefícios oferecidos, como assistência médica, vale-refeição, e bônus, são componentes significativos do custo. 

Esses benefícios podem atrair e reter talentos, mas também devem ser cuidadosamente geridos para não comprometer o orçamento.

Encargos sociais

Incluem impostos e contribuições obrigatórias, como o INSS e FGTS, que as empresas devem pagar. 

Esses encargos podem representar uma porcentagem considerável do custo total, o que varia conforme a legislação vigente.

Despesas operacionais

Refere-se a outros custos associados ao funcionário, como treinamentos, materiais de trabalho e despesas com infraestrutura.

Esses custos devem ser considerados para uma análise mais completa.

Custos de desligamento

Quando um funcionário é desligado, há custos adicionais, como verbas rescisórias, indenização e o tempo investido no processo de recrutamento de um substituto. 

Esses custos podem impactar o planejamento financeiro a longo prazo, então, não esqueça deles. 

Como calcular o custo de um funcionário?

Fazer o cálculo do custo de um funcionário envolve considerar os diferentes regimes tributários que a empresa pode adotar: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. 

Então, o primeiro passo é alinhar os valores ao regime tributário adequado.

Simples Nacional

As empresas que escolhem o Simples Nacional, que inclui aquelas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões, têm um tratamento tributário diferenciado.

Neste regime, não há cobrança de INSS patronal, seguro de acidentes de trabalho (SAT), salário-educação ou contribuição ao SENAI.

Então, os encargos incluem:

• fração de férias: 11,11%;
• fração de 13º salário: 8,33%;
• FGTS: 8%;
• FGTS/provisão de multa para rescisão: 4%;
• contribuição previdenciária sobre 13º/férias/DSR: 7,93%.

Nesse contexto, é possível observar que cerca de 40% do total despendido pela empresa está relacionado aos impostos do colaborador.

Lucro Presumido ou Lucro Real

Empresas que se enquadram no Lucro Presumido ou Lucro Real têm faturamento de até R$ 78 milhões e não atuam como instituições financeiras, arrendadoras ou seguradoras. 

Os que optam por esses regimes tributários enfrentam mais obrigações em comparação ao Simples Nacional, como o pagamento do INSS patronal e alíquotas para terceiros (SENAI, Incra, SEBRAE ou SESI), além de outros encargos, como:

• contribuição patronal: 20% de INSS;
• seguro de acidentes de trabalho: 3%;
• salário-educação: 2,5%;
• descanso semanal remunerado: 20%;
• 13º salário: 8,33%;
• sistema S (SEBRAE, SESI, SESC, etc.): 3,3%;
• férias: 11,11%.

Nesse modelo, 68,2% do montante gasto pela empresa destina-se a tributos do colaborador. 

Também há benefícios adicionais, como plano de saúde, seguro de vida, assistência odontológica e vale-alimentação, que são obrigatórios conforme o sindicato da categoria e elevam o custo total do funcionário.

Então, como calcular o custo de funcionário na prática?

Abaixo, ensinamos em um passo a passo como fazer o cálculo do custo de um funcionário. 

Passo 1: levante o salário-base e os benefícios

O primeiro passo de cálculo do custo de um funcionário é identificar o salário-base do colaborador, que é o valor bruto pago mensalmente.

Em seguida, inclua os benefícios oferecidos, como vale-refeição, assistência médica e vale-transporte, que são essenciais para a atração e retenção de talentos.

Passo 2: estime os encargos sociais e trabalhistas

Calcule os encargos sociais, que incluem contribuições como INSS e FGTS, além de encargos trabalhistas obrigatórios. 

Esses custos são essenciais para garantir a conformidade legal e proteger tanto a empresa quanto os funcionários.

Pas

so 3: adicione os custos operacionais e de infraestrutura

Inclua no seu cálculo do custo de um funcionário os valores associados ao ambiente de trabalho, como aluguel, contas de energia e materiais de escritório. 

Esses gastos são frequentemente negligenciados, mas têm um impacto significativo no custo total.

Passo 4: realize a soma dos gastos

Some todos os valores levantados nas etapas anteriores para obter o custo total mensal do funcionário.

Passo 5: aplique a projeção anual

Para finalizar o cálculo do custo de um funcionário, multiplique o custo mensal por 12 para obter uma projeção anual. 

Essa visão abrangente ajudará na tomada de decisões estratégicas e no planejamento orçamentário da empresa.

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Conclusão

O cálculo do custo de um funcionário é uma ferramenta vital para a gestão financeira das empresas. 

Compreender todos os componentes, desde salários até encargos sociais e despesas operacionais, permite que as organizações façam uma análise financeira mais precisa. 

Ao seguir os passos indicados e aplicar os dados corretos ao regime tributário adequado, sua empresa pode tomar decisões mais estratégicas e sustentáveis.

No final das contas, isso otimiza o uso dos recursos e fortalece a posição financeira da organização no mercado!