A auditoria trabalhista é um dos processos que podem ser implementados em uma empresa para garantir que todas as atividades estejam em conformidade com as leis vigentes. Dessa maneira, é possível assegurar que os colaboradores estão com acesso aos seus direitos e deveres corretamente.
Esse tipo de auditoria é muito importante para o departamento pessoal. Conhecer as exigências desse tipo de fiscalização vai ajudar a preparar a organização para esse processo e mitigar riscos.
Neste artigo, entenda o que é a auditoria trabalhista, como funciona e o que fazer para se preparar para atender às exigências em uma empresa!
O que é uma auditoria trabalhista?
A auditoria trabalhista nada mais é que uma verificação detalhada dos processos, documentos e atividades desempenhadas em uma empresa, a fim de identificar possíveis erros na relação entre o colaborador e a organização. O objetivo do processo é detectar infrações aos direitos ou deveres de um profissional previstos nas leis trabalhistas.
Essa atenção detalhada da auditoria do trabalho é uma grande aliada na prevenção de processos por irregularidades. Afinal, ao atender às normas vigentes e adotar práticas que promovem o bem-estar do colaborador, é possível assegurar que as diretrizes jurídicas sejam cumpridas.
Por que a auditoria trabalhista é importante?
De início, a auditoria trabalhista pode parecer um processo complicado e extremamente burocrático. No entanto, ao compreender a real importância desse tipo de fiscalização, é possível identificar as vantagens de realizá-la.
A principal relevância da auditoria é a prevenção a problemas futuros, como multas, processos, autuações e demais complicações legais. No caso da trabalhista, será verificada a regularidade das atividades desempenhadas com os colaboradores, como:
- contratações;
- estabelecimento da jornada de trabalho;
- controle de ponto;
- salários e benefícios;
- atenção à saúde e à segurança dos profissionais.
Em outras palavras, a auditoria trabalhista é importante para uma empresa, pois vai assegurar que todas as operações realizadas estão em conformidade com as legislações vigentes. Ao detectar falhas, apontará as possíveis soluções para evitar problemas legais.
Como a auditoria atua?
A auditoria atua, sobretudo, com a busca de falhas e riscos. Na atuação trabalhista, verificará a conformidade legal da empresa em relação à Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), conhecida também como a Lei nº 5.452/43, e as demais normas vigentes nesse setor.
Dessa maneira, vai observar se os documentos de contratação estão corretos, se os pagamentos estão realizados dentro do prazo e nos valores adequados e se há a contribuição previdenciária conforme rege a lei. Além disso, a jornada de trabalho é verificada, tal como as condições de saúde e segurança no trabalho, a fim de prevenir riscos de doenças ocupacionais e prejuízos aos colaboradores.
Em geral, a auditoria trabalhista serve para prevenir riscos, otimizar a gestão de Recursos Humanos e apontar melhorias para aumentar a produtividade. O processo ajuda também a reduzir custos com multas e indenizações, além de impulsionar positivamente a reputação da empresa.
Quando uma auditoria pode ser necessária?
Uma auditoria pode ser necessária em casos de suspeitas de irregularidades. No entanto, esse não é o único momento em que a fiscalização pode ser aplicada em uma empresa.
As principais situações em que uma auditoria trabalhista pode ser necessária são:
- abertura de negócios;
- acidentes de trabalho;
- alterações na gestão da empresa;
- mudanças na legislação trabalhista;
- reclamações trabalhistas em aberto;
- multas e indenizações por falta de conformidade legal;
- preparação para expansão, fusão ou aquisição de uma empresa.
Quem pode fazer uma auditoria trabalhista?
É importante ter em mente que a auditoria trabalhista deve ser realizada por profissionais aptos para executar a verificação adequada. Especialistas em direito do trabalho, auditoria e contabilidade são os mais indicados para cumprir esse papel.
Por essa razão, conte com auditorias trabalhistas, contadores e advogados para desempenhar as funções de verificação e fiscalização da sua empresa. Dê preferência a profissionais com experiência e qualificação para atuar na área, a fim de garantir a qualidade dos serviços.
Como se preparar para receber uma auditoria na empresa?
Tem dúvidas do que fazer para não cometer erros na sua empresa no dia da auditoria? Saiba os principais cuidados para preparar a organização para esse tipo de processo e garantir a conformidade legal!
Mantenha a documentação em dia
Para começar, tenha sempre os documentos bem organizados e atenda às exigências de demonstrativos, registros e atestados. Para diminuir os riscos de perda, invista na digitalização de todos os papeis, como:
- contratos;
- registros de ponto;
- atestados;
- folha de pagamento;
- contribuição previdenciária.
Faça verificações internas
Antes de realizar o processo de auditoria, faça verificações regulares dentro da empresa para identificar possíveis falhas. Ao detectá-las, prontifique-se a realizar correções e melhorias contínuas para não ter problemas quando chegar a hora da fiscalização.
Prepare a equipe de RH
Na auditoria trabalhista, a equipe de RH será uma das principais responsáveis por responder pelas atividades. Portanto, capacite os profissionais para compreender as leis trabalhistas, atualizações e execução para estar sempre em conformidade legal.
Desenvolva um plano de ação
O processo de auditoria é complexo e passa por diversas etapas. Ter mais organização durante as atividades vai ajudar a manter o controle da gestão. Portanto, conte com um plano de ação para orientar todas as equipes.
Tenha um profissional interno responsável por fazer o acompanhamento da auditoria. Antes de iniciar o processo, monte um checklist com todos os documentos necessários. Além disso, tenha estratégias prontas para corrigir rapidamente qualquer irregularidade detectada.
Use a tecnologia a seu favor
Não deixe de ter o apoio de sistemas digitais para otimizar o trabalho. A tecnologia está a favor da regularização do seu negócio e da conformidade legal. Por essa razão, implemente softwares de gestão trabalhista, sistemas de controle de ponto e ferramentas de compliance para automatizar a fiscalização, os cálculos corretos e a prevenção de fraudes.
Em suma, a auditoria trabalhista é um processo importante para que a sua empresa esteja sempre dentro da lei e mantenha uma relação saudável com os colaboradores. Portanto, prepare-se para realizar essa verificação e ter aprovação em todos os pontos.
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