Sistema de Controle de Ponto em nuvem ou desktop?

Os softwares para controle de ponto compõem o sistema de gestão da empresa, desempenhando a coleta e apuração dos registros do relógio de ponto, como os horários de entrada, saída, almoço, intervalos e ausências dos colaboradores. Posteriormente à importação, este sistema converte os dados em informações importantes acerca da jornada de trabalho dos profissionais, tornando-se uma ferramenta essencial para o gerenciamento corporativo. Além de garantir o cumprimento de uma exigência legal, o software para gestão de ponto traz inúmeras facilidades. E, comumente, pode ser encontrado em duas versões no mercado: o sistema de controle de ponto em nuvem e a versão desktop. Você conhece todas as diferenças entre os modelos hospedados localmente, conhecidos como desktop, e os softwares alocados em nuvem? Preparamos um guia completo para eliminar as suas dúvidas e auxiliar a sua escolha! Confira abaixo:

Armazenamento e segurança de dados

A plataforma em nuvem difere-se da versão desktop sobretudo pelo sistema de armazenamento de dados. Enquanto o software desktop deve ser adquirido por meio de uma licença e instalado no computador do cliente, o sistema de controle de ponto em nuvem mantém as suas informações salvas em datacenters, grandes centros de armazenamento e processamento de dados, usualmente distantes do usuário e acessados via web. Estes bancos são alocados em diversos servidores externos, que assegurarão a disposição de backups de forma automática e contínua. Além disso, também devem fornecer plena acessibilidade ao sistema a qualquer hora e local. Desta forma, o armazenamento em nuvem torna-se a opção mais segura para proteção de dados. Pois, além de eliminar a preocupação com a realização de backups, também está sensivelmente menos vulnerável ao roubo ou perda de informações, seja por invasões maliciosas ou acidentes que comprometam a integridade dos equipamentos.

Implementação

O sistema de controle de ponto em nuvem apresenta grandes vantagens de implementação facilitada e baixa manutenção. Isso porque os ajustes técnicos da plataforma tornam-se responsabilidade da empresa desenvolvedora, que deve assegurar o seu pleno acesso e estabilidade ao usuário. Poucas sessões de treinamento, usualmente de baixa complexidade, já são o suficiente para fornecer autonomia e fluidez aos encargos da equipe. Além disso, não é necessário preocupar-se com a disponibilização de recursos de infraestrutura, como a instalação e compatibilidade em múltiplos sistemas computacionais ou espaço de armazenamento. Com o serviço hospedado em nuvem, o software torna-se seguramente acessível de qualquer computador ou dispositivo com internet, via navegador web, a todo momento e local desejado, sem tê-lo instalado previamente.

Acesso e compartilhamento

Como mencionamos no tópico anterior, a facilidade de acesso e integração de informações é uma característica registrada do sistema de controle de ponto em nuvem. Este atributo resulta em vários desdobramentos para toda a gestão corporativa, pois viabiliza o acompanhamento e compartilhamento integral do conteúdo lançado. Dessa forma, pode-se fornecer mobilidade aos gestores e os colaboradores, por meio de livre consulta aos dados e registros em tempo real. Com o software em nuvem, é possível, por exemplo, centralizar a apuração de ponto de franquias e redes organizacionais, a fim de automatizar a coleta e importação das informações, fornecendo autonomia para a matriz.

Atualizações e concordância com a legislação

Quando a empresa opta pela contratação de um software como serviço, por meio de um plano de assinatura e hospedagem em nuvem, poderá garantir que seus colaboradores sempre utilizarão a versão mais recente do produto. As implementações tecnológicas trazem o que há de mais inovador no mercado, e impactam positivamente no posicionamento competitivo da empresa. Isso porque o software recebe atualizações e ajustes de forma contínua, sem custos adicionais ao usuário; contrapondo-se ao modelo mais engessado da versão desktop. Dessa forma, é possível afirmar que o sistema de ponto em nuvem estará sempre em conformidade com as portarias vigentes. E a empresa estará sempre cumprindo as suas obrigações legais.

Possibilidade de personalização

A facilidade de renovação do software traz outra grande vantagem: a possibilidade de personalização da gestão de ponto. A empresa pode revisar eventuais necessidades das suas operações, que muitas vezes são exclusivas do seu mercado ou forma de atuação, e pouco atendidas por sistemas tradicionais. Assim, por meio de um acordo com o desenvolvedor, é possível sugerir novos recursos e funcionalidades a serem inseridas na plataforma. Isso irá torná-la personalizada para viabilizar ou otimizar os seus processos internos. O resultado é um sistema de grande usabilidade para a toda a organização.

Gestão e produtividade

No sistema de ponto em nuvem, as informações gerenciais são reunidas em uma única plataforma, eliminando-se a necessidade de extensas planilhas e pilhas de papeis. Desta forma, o acesso aos dados de registro e banco de horas, extras e devidas, abonos, justificativas, compensações e controle de benefícios torna-se significativamente mais simplificado para os colaboradores. Isso resulta em um processo de apuração de ponto continuamente revisado, que otimiza e automatiza o trabalho dos profissionais de RH. O fechamento da folha de pagamento torna-se muito mais dinâmico, fácil e previsível por meio da configuração de filtros e relatórios gerenciais concisos.

Previsibilidade de custos

Além da economia de tempo promovida pelo sistema de controle de ponto em nuvem, que recebe facilmente a importação de dados do relógio de ponto, também é válido citar a redução de custos com equipamentos de hardware, aquisição de servidores, manutenções, atualizações, além de economia de energia elétrica e espaço físico promovidos neste modelo. Assim, pode-se dizer que os investimentos são otimizados e muito mais previsíveis. Esta condição fica ainda mais notória quando comparamos o poder de escalabilidade da computação em nuvem. O armazenamento pode se expandir conforme as necessidades do usuário, otimizando o direcionamento dos recursos financeiros. Adicionalmente, a acuridade do sistema de gestão de ponto em nuvem reduz sensivelmente os riscos de intercorrências que possam levar à instauração de processos trabalhistas.

Cultura organizacional

A segurança dos dados coletados pelo relógio de ponto, a acessibilidade dos registros e a facilidade de consultas na plataforma em nuvem convergem-se na construção de confiabilidade e harmonia no ambiente organizacional. Estas condições possibilitam a elaboração de relatórios transparentes e precisos, evitando o clima de vigilância e possíveis divergências entre gestores e colaboradores.

Como você pode perceber, as diferenças entre os modelos são numerosas e significativas. Portanto, cuide para que sua empresa faça boas escolhas ao discernir a melhor alternativa para a organização. E, de maneira igualmente importante, ao eleger a desenvolvedora do sistema de controle de ponto, priorizando pela qualidade do serviço e do atendimento. Assim, é possível otimizar o direcionamento de recursos, tempo e investimento, fornecendo autonomia e mobilidade aos gestores e colaboradores, e garantindo que os esforços sejam concentrados na produtividade e sucesso da equipe.