RELÓGIO DE PONTO ELETRÔNICO: POR QUE TER UM NA EMPRESA?

 

A preocupação com a jornada de trabalho levanta várias questões sobre o uso adequado do relógio de ponto. Com a aprovação da reforma trabalhista (Lei 13.467, de 2017), passaram a ser permitidas negociações individuais sobre a jornada de trabalho, o que acarretou mudanças na maneira como o RH deve realizar o controle de ponto dos funcionários.

Acompanhando as novas tecnologias digitais, em 2009, o extinto Ministério do Trabalho criou a chamada Lei do Ponto Eletrônico, por meio da Portaria 1.510 ― a qual foi atualizada em 2011, com a Portaria 373, possibilitando sistemas alternativos de registro do ponto. 

Com as diferenças admitidas nas atuais jornadas de trabalho, o relógio de ponto eletrônico firma-se como um recurso completo e que garante diversas vantagens — tanto para o empregador, quanto para o time. Mesmo assim, muitos responsáveis ainda não conhecem todos os benefícios da ferramenta.

Para que você explore o potencial desse recurso, separamos, aqui, os principais aspectos positivos do relógio de ponto. Continue a leitura e tire as suas dúvidas!

Agilidade no processamento de dados

Controlar os horários de entrada e saída de todos os colaboradores de forma manual não é nada fácil, concorda? A tarefa exige uma grande disponibilidade de recursos — e, quanto maior for a equipe, maior será a dificuldade, especialmente houver trabalhadores externos ou com jornada intermitente, por exemplo.

Por outro lado, o relógio de ponto eletrônico é um jeito de simplificar e acelerar a etapa. Como utiliza a tecnologia, é um modo de automatizar o registro. Por meio da verificação escolhida — que vai do cartão eletrônico à biometria —, há o registro automático de dados toda vez que alguém entra ou sai.

Além de isso permitir o acompanhamento sobre a jornada obrigatória, é possível conhecer a realização de horas extras. Assim, graças ao processamento ágil, é viável verificar mais facilmente qual é o volume que cada colaborador trabalhou.

Como o relógio de ponto eletrônico está associado a um sistema informatizado, é possível gerar relatórios coletivos e individuais com todas as informações relevantes para a gestão das jornadas de trabalho. 

Dessa forma, pode-se saber, entre outras coisas, quem são os colaboradores com mais faltas ou atrasos e, a partir daí, traçar as devidas estratégias diante de algum problema identificado.

Além disso, o relógio de ponto eletrônico mantém permanentemente um histórico com todos os dados de cada trabalhador. Por meio deles, é possível gerar relatórios com indicadores de desempenho, que servirão de base para qualquer tomada de decisão.

Aumento da eficiência dos processos de RH

Tão importante quanto registrar as horas é utilizá-las para as diversas etapas de RH e de departamento pessoal. A principal tarefa que usa esses dados, é claro, é a folha de pagamento. Ao final do mês, é preciso saber quantas horas cada profissional trabalhou, para ter noção exata do valor do salário e de seus benefícios.

E, se você acha que isso só serve para o cálculo mensal, saiba que o relógio ajuda em várias outras obrigações. Na hora de verificar o adicional de férias, por exemplo, é muito importante saber a quanto cada colaborador tem direito, baseando-se nos vencimentos médios.

Como tudo ganha eficiência, podemos garantir que o seu RH assumirá uma posição ainda mais estratégica. Os processos tornam-se simplificados, e a gestão de pessoas, mais eficiente. Será preciso ter menos colaboradores atuando em tarefas repetitivas — como a conferência intensa de dados —, o que garante a produtividade. 

Por outro lado, a equipe conseguirá se dedicar a pontos mais importantes e que geram um impacto real no sucesso da organização. Entre esses, podemos citar o incentivo à autonomia dos colaboradores. 

Os sistemas de ponto eletrônico atuais permitem que os funcionários tenham acesso instantâneo às próprias informações, o que facilita a eles conhecer sua realidade e perceber em quais quesitos precisam melhorar com relação à administração da jornada de trabalho individual.

Com isso, o processo de liderança torna-se mais eficiente, evitando até mesmo desgastes desnecessários e advertências em razão de constantes atrasos.

Controle da pontualidade e das jornadas

Não basta que os colaboradores cumpram a jornada mínima. A menos que o empreendimento tenha uma política flexível de horários, a pontualidade é um fator que merece atenção. Mas como ter a certeza de que alguém sempre chega e sai no horário certo?

Com o relógio de ponto eletrônico, a tarefa fica descomplicada. É possível gerar relatórios e, a partir deles, conhecer quem tem chegado e saído no horário. Isso ajuda a direcionar a comunicação, como ao reforçar a importância da pontualidade. Como consequência, a empresa consegue obter resultados melhores.

Além de tudo, é um meio para ter total visibilidade sobre as jornadas de trabalho. Com os dados automatizados e relatórios descomplicados, dá para identificar se alguém tem trabalhado além de 10 horas por dia, por exemplo. Isso ajuda a controlar melhor o tempo de descanso, os intervalos e as outras obrigações necessárias ao bem-estar.

Possibilidade de ponto móvel

Com a nova dinâmica do mercado de trabalho, é cada vez mais comum as empresas aderirem à contratação de equipes externas ou ao chamado home-office, ou teletrabalho. 

Além do ponto eletrônico na empresa, também é possível adotar aplicativos que podem ser instalados em um computador pessoal ou no próprio celular, de maneira que os funcionários externos possam realizar o registro de ponto igualmente aos que estão lotados exclusivamente dentro da empresa.

Dessa forma, o controle da jornada de trabalho dessas pessoas pode ser feito de maneira igual, evitando tanto problemas com o cumprimento das horas estabelecidas em contrato quanto com o excesso de trabalho.

Esse sistema também favorece a produtividade do funcionário. Por muito tempo, mesmo trabalhadores externos precisavam ir até a empresa para “bater o ponto” e somente depois começar sua jornada de trabalho ― um nítido desgaste físico e mental. Com o sistema móvel, bastam um ou dois cliques e pronto: já está registrada a jornada.

Em relação ao home-office, o procedimento não muda, especialmente para pessoas que trabalham em períodos fixos diretamente de suas casas ou que atuam por meio de escalas. 

Nesse grupo, também se encontram os profissionais que atuam em equipes multidisciplinares descentralizadas. Como cada um está em uma localização geográfica diferente, o ponto móvel também auxilia a que todos atendam com precisão aos seus horários.

Vale lembrar que esse recurso online é totalmente personalizável às necessidades e ao perfil da empresa, tornando a ferramenta ainda mais moderna e coerente com sua realidade.

Diminuição dos erros

Mesmo em uma empresa com uma equipe reduzida, a adoção de um sistema manual de controle de ponto é contraproducente por vários motivos. Além de o processamento ser mais lento e de o controle ser menor, as chances de haver falhas na marcação do ponto batem no teto. 

Como o erro é inerente a qualquer trabalho manual ou analógico, ainda que os dados estejam corretos, quando depende do trabalho de um colaborador do RH, é natural que o cálculo da jornada de trabalho apresente erros, devido à repetitividade da tarefa e ao consequente cansaço de quem a executa.

Por outro lado, com o apoio da tecnologia, o risco de ocorrerem erros é eliminado. Desde que todas as pessoas utilizem o relógio da forma indicada, os dados são totalmente confiáveis. Então, dá para ter a certeza de que a empresa deve exatamente aquilo que está registrado.

Acima de tudo, é um jeito de consolidar a transparência. Uma vez que as informações são lançadas de forma automática, os cálculos e registros também o são.

Na hora de apresentar o tempo trabalhado no mês para cada profissional, o processo fica muito transparente e confiável. Logicamente, a quantidade de retrabalhos também diminui, visto que a intervenção humana nesse processo é mínima, aumentando a produtividade do setor.

Maior segurança para a empresa e para os colaboradores

Escolher um bom relógio de ponto eletrônico não é benéfico somente para o empreendimento ou para os profissionais. Trata-se de uma decisão que ajuda a garantir a segurança dos dois lados desse relacionamento, de modo a aumentar a tranquilidade coletiva.

Colaboradores

Para os colaboradores, o uso do recurso significa ter total controle sobre as horas trabalhadas. Ao conferir o salário, é possível ter a certeza de que o valor está coerente com o que é devido, além de especificar o motivo de algum eventual desconto nos rendimentos.

Inclusive, é um jeito de acompanhar outros aspectos, como o tempo mínimo de descanso entre as jornadas, a marcação de ponto na hora do almoço e banco de horas.

Empresa

Em relação ao negócio, também há muitos benefícios quanto à segurança. Como a legislação determina que a marcação de ponto seja obrigatória em empresas com mais de 10 funcionários, ao escolher a versão eletrônica, não apenas ocorre o cumprimento de uma das obrigações legais, como também institui-se um caminho para a geração de dados seguros e confiáveis. 

Um exemplo disso é que se evita o pagamento indevido de salários ou o envio incorreto de dados no eSocial. Assim, há riscos menores de problemas com a fiscalização trabalhista.

Outro aspecto importante é que existe segurança no armazenamento de informações. Por lei, é obrigatório manter o registro de ponto por certo período. De forma manual, existe o risco de os dados serem perdidos. 

Já com a alternativa eletrônica, há total segurança no armazenamento de informações, uma vez que os dados ficam permanentemente registrados no sistema, sendo possível realizar backups constantemente. 

Além disso, o uso do recurso da nuvem (banco de dados online) permite que a empresa não apenas tenha como comprovar o pagamento dos valores adequados, mas, principalmente, que nunca perderá as informações, mesmo que o equipamento seja inteiramente danificado.

Ausência de fraudes no controle de ponto

Quando são utilizados recursos manuais, como carimbo e assinatura, ou um relógio de ponto para empresa com estrutura totalmente analógica, ninguém fica livre de fraudes.

Aliás, esse tipo de transgressão não necessita de um contraventor especialista. Uma das fraudes mais comuns é o “buddy punching”, ou seja, o famoso “ponto amigo”, em que um colega de trabalho sai batendo ponto para os outros. O que muitos colaboradores praticantes de fraudes na marcação de ponto não imaginam é que a descoberta dessa prática rende uma demissão por justa causa. 

Para prevenir essas fraudes ― as quais também podem acontecer por parte de empresas pouco idôneas, que querem se aproveitar dos funcionários ―, o melhor é adotar o ponto eletrônico.

Como os fabricantes desses equipamentos e sistemas precisam seguir uma série de determinações que constam na Portaria 1.510, o investimento em dispositivos de segurança é alto. Isso acaba dificultando sensivelmente a ação de fraudadores.

Redução das ações trabalhistas

As falhas (ou fraudes) no registro do ponto também podem gerar outra dor de cabeça para as empresas. Especialmente no caso de demissões, na hora de contabilizar os rendimentos com o término do contrato, é muito comum funcionários desligados questionarem que estão recebendo valores inferiores ao considerado correto por eles.

Com um registro de ponto manual ou analógico, rebater essa afirmação em juízo pode ser bastante difícil para a organização, se as provas existentes não forem totalmente claras. Com isso, o mais comum é que a empresa acabe tendo de arcar com indenizações ou aceitar acordos. De qualquer forma, as chances de desembolsar mais do que deveria são altas.

Somam-se às indenizações por ações trabalhistas os custos referentes ao apoio jurídico. Mesmo que exista esse departamento na empresa, os valores despendidos são altos e configuram prejuízo. 

Ainda, há a questão do clima organizacional, pois essas ações trabalhistas podem levar à fadiga e ao constrangimento dos próprios colaboradores do RH, caso a responsabilidade por tais falhas na rescisão dos contratos recaia sobre eles.

Garantia de bom custo-benefício

Implementar um relógio de ponto eletrônico não é um gasto, e sim um investimento. Isso, porque a ferramenta traz um excelente custo-benefício para o negócio e ajuda a controlar despesas e gastos. 

A utilização de relógio de ponto analógico, por exemplo, gera altos custos com a manutenção de máquinas antigas. Mais ainda, os cartões de ponto também costumam dar problemas com a tarja magnética ― sem contar os constantes esquecimentos por parte dos funcionários.

A consequência primeira desses problemas é a criação de mais processos que nada agregam valor à empresa, pelo contrário, apenas representam uma energia e tempo gastos sem qualquer objetivo produtivo.

Por outro lado, ao utilizar a tecnologia do ponto eletrônico, a gestão de pessoas ganha agilidade, a empresa economiza tempo e dinheiro, bem como evita os diversos contratempos que citamos ao longo deste artigo.

Pelo fato de o ponto eletrônico estar associado a um sistema digital, essa redução de custos é notável, e tanto a empresa quanto os próprios funcionários saem ganhando em transparência e precisão das informações.

Com tudo em seu devido lugar, as obrigações são respeitadas, e todos saem satisfeitos. Em médio e longo prazos, portanto, o investimento apresenta um retorno cada vez maior.

Por causa dessas vantagens, adotar um relógio de ponto eletrônico é muito vantajoso. Se quiser obter esses benefícios, não deixe de contar com o apoio de uma solução realmente eficiente.

Como a escolha do recurso faz toda a diferença, entre em contato com a RWTECH e veja o que nós oferecemos em termos de relógio de ponto para empresa. Seu empreendimento, sem dúvida, terá os melhores benefícios para a gestão de pessoas!