QUAL A IMPORTÂNCIA DA “PORTARIA DOS SOFTWARES” PARA O CONTROLE DE PONTO?

Por Sávio Luiz Santos Delfino – OAB/MG n. 192.447

Para você que acompanhou o tema do primeiro artigo da nossa série, em que houve a explicação da Portaria do Ministério do Trabalho e Emprego n. 1.510 de 2009 tida como a Lei do Ponto Eletrônico, já é possível identificar, ao menos inicialmente, que a Portaria objeto deste artigo é também de suma importância para a regulamentação e correta utilização dos equipamentos de controle de jornada.

Como será esclarecido abaixo, essa Portaria buscou se adaptar à evolução tecnológica no setor, flexibilizou o exercício do controle pelos empregadores e facilitou a conferência dos dados.

1. DO QUE SE TRATA A PORTARIA N. 373/2011?

Antes de mencionar o conteúdo abordado pela portaria n. 373, importante contextualiza-la. Dois anos antes de sua promulgação, foi editada a Portaria n. 1510/2009 reconhecida como a Lei do Ponto Eletrônico.

Esta Portaria previa apenas normas regulamentadoras do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), necessariamente sobre o equipamento físico instalado dentro das empresas, sua forma de utilização, normas proibitivas, sanções, obrigações, entre outros comandos.

Todavia, a Portaria alvo deste artigo trouxe, em resposta a evolução tecnológica do setor, a regulamentação e a validade de outras formas de controle da jornada de trabalho, além daquelas exclusivamente previstas para as máquinas físicas instaladas nas repartições empresariais.

Não bastasse o requisito da inovação tecnológica, a nova portaria flexibilizou e facilitou o controle da jornada para aqueles empregadores que possuíam certa dificuldade em manusear o SREP, como nos casos em que o colaborar exerce seu trabalho fora do ambiente corporativo, no próprio cliente, ou simplesmente em trabalho externo.

Nesse sentido, visando prever de forma satisfatória e evitar fraudes, manipulações e utilizações inadequadas do controle de jornada, a referida Portaria n. 373/2011 criou, em breves termos, a possibilidade de controle através de softwares sincronizados com sistemas de armazenamento em nuvem.

2. QUAL A INDICAÇÃO PRÁTICA DE SUA UTILIZAÇÃO?

A Portaria menciona que o sistema alternativo de controle de jornada, ou seja, aplicado através da utilização de softwares mobile ou desktop, podem ser utilizados na rotina empresarial, desde que previstos em Convenção Coletiva ou Acordo Coletivo de Trabalho.

Contudo, com a entrada em vigor da Reforma Trabalhista, muito tempo após a implementação da Portaria dos softwares, possibilitou-se a flexibilização de acordos entre empregados e empregadores, admitindo jornadas de trabalho diferenciadas através do home office ou de forma intermitente, que se sobrepõe aos acordos e convenções.

Em que pese esta possibilidade, caso a empresa possua inúmeros colaboradores com rotinas de trabalho externas e cumpridas de formas diversas, com horários, horas extras e jornadas discrepantes, será preciso esforço redobrado na personalização e preenchimento do software para sua correta aplicação.

Desta forma, o software utilizado para o controle da jornada facilita o manuseio pelo empregador através de um único sistema integrado e personalizado, mas importante mencionar que deverá haver responsabilidade e rotina para alimentá-lo e adaptá-lo às necessidades da empresa e de seus colaboradores.

3. OS CUIDADOS AO UTILIZAR O SISTEMA ALTERNATIVO DE CONTROLE

Assim como a “Lei do Ponto Eletrônico”, a Portaria dos Softwares elenca pontos sensíveis em que o programador e o empregador jamais devem tocar, como empregar restrições à marcação do ponto, permitir sua marcação automática, exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada (hora extra) e permitir alteração ou eliminação de dados registrados pelo empregado.

Nota-se que são variadas proibições, mas todas elas visam garantir a credibilidade e integridade do sistema de marcação de ponto, ainda que realizado de forma eletrônica. Caso haja seu descumprimento, as marcações serão desconsideradas, inclusive para efeitos de prova em processos trabalhistas.

Além destas previsões, para que haja a fiscalização efetiva do Auditor-Fiscal do Trabalho, o sistema alternativo deve estar disponível no local de trabalho, deve permitir a identificação do empregador e do empregado e possibilitar a extração de dados e impressão das marcações realizadas pelo empregado, ainda que de forma eletrônica.

4. É OBRIGATÓRIA A UTILIZAÇÃO DESTA NOVA MODALIDADE DE CONTROLE?

Em momento algum a Portaria menciona sua obrigatoriedade de adesão, tratando-se de mera opção pelo empregador de acordo com o tipo predominante de atividade desenvolvida pelos seus colaboradores.

Importante mencionar que a opção pelo controle remoto através de software de gestão ainda possui reflexos fora do campo do direito do trabalho, impactando até mesmo na economia tributária da empresa, a depender do regime tributário optado.

Como visto no último artigo, a regra geral de utilização do controle de jornada ocorre pelo sistema de registro de ponto eletrônico físico, afixado em locais estratégicos de entrada e saída nas sedes empresariais, a exemplo do SREP mais tecnológico do mercado da empresa RWTech, o Blue.

Nesse sentido, ainda que sua utilização não seja obrigatória, facilita e centraliza toda a atividade de gestão de recursos humanos em apenas um sistema de fácil acesso e utilização, tanto pelos controladores, como pelos usuários, permitindo rápida comunicação e resolução de eventuais dificuldades.

5. CONCLUSÃO

Levando em consideração o tempo necessário para que uma inovação legislativa surja no universo jurídico, após a promulgação da norma-mãe, a Portaria n. 373/2011 apareceu em tempo razoável para prever e regulamentar o avanço exponencial das marcações de ponto.

Num passado não tão distante, visualizava-se apenas a possibilidade de controlar a jornada de trabalhadores que se encontravam fisicamente presentes no ambiente corporativo, sendo que, para aqueles funcionários que exerciam atividades externas, o controle era dificultoso, muitas vezes resultando em reclamatórias trabalhistas perante a Justiça do Trabalho.

Com a previsão de controle alternativo ou remoto da nova Portaria, aquelas jornadas remotas de difícil controle acabaram reguladas e, atualmente, os colaboradores que exercem a atividade no ambiente externo, acabam possuindo o dever e a responsabilidade funcional de registrarem o início e o término da jornada através dos softwares de controle desktop ou mobile, como o EzPoint Mobile (para celulares) e o EzPoint Web (desktop e tablets) sincronizados diretamente com o armazenamento em nuvem.

Não bastasse as vantagens acima, nos dias atuais sua utilização vem sendo alvo de grande adesão por partes das empresas, uma vez que a pandemia da COVID-19 vem afetando drasticamente a presença física dos colaboradores nas sedes corporativas e, como forma de controlar a produtividade e garantir a competividade do negócio, os softwares fazem cada vez mais parte da rotina empresarial.

Desta forma, verificada a prestabilidade e eficiência dos sistemas de controle alternativos, importante ainda mencionar que sua utilização, conforme manda a legislação, garante a proteção e segurança jurídicas necessárias à execução tranquila e produtiva das atividades laborais, sem interferências significativas que possam prejudicar o controle nas modalidades de prestação remotas, como o home office.