Como garantir a otimização de processos no Departamento Pessoal?

A otimização de processos dentro de uma empresa, especialmente no DP, é mais que apenas potencializar o uso do tempo. É solucionar problemas e desafios diários com mais agilidade, tornar as tarefas mais seguras, transparentes e confiáveis para todos os envolvidos, reduzir custos de operação, aumentar a produtividade de cada setor, evitar erros administrativos e contribuir para o crescimento tecnológico do negócio.

Porém, é comum que muitos gestores tenham dúvidas a respeito de como começar a otimizar processos de DP. Por isso, reunimos alguns exemplos de como fazer isso com mudanças que verdadeiramente vão impactar a sua companhia. Acompanhe e saiba mais!

1. Automatize a folha de pagamento

A adoção de um ou mais sistemas de folhas de pagamento pode ajudar a automatizar essa tarefa que é muito importante para o departamento pessoal. Isso porque eles servem para fazer o processamento dos dados de cada colaborador de forma online.

Gerando, assim, os cálculos de valores a serem pagos (salários, horas extras, bonificações, comissões etc.), assim como possíveis descontos em caso de faltas, vales concedidos mensalmente (de alimentação, transporte, combustível e afins), contribuições (como INSS e FGTS) etc.

Esses sistemas também fazem o processamento de férias e licenças dos trabalhadores, permitindo que o DP saiba com antecedência qual será o total das despesas nesses períodos. Tudo isso feito com mais precisão, rapidez e confiabilidade. O que reduz significativamente a possibilidade de erros humanos.

2. Implemente um sistema de gestão de ponto

Além da dica anterior, é interessante ter um sistema de gestão de ponto que aprimore o controle de entradas e saídas dos colaboradores. Em particular, quando a empresa facilita o trabalho remoto ou flexibiliza os horários de atividade diária. A RwTech é um bom exemplo aqui.

Ela dispõe do relógio de ponto eletrônico, o Blue, que pode ser instalado na organização e registra a passagem dos colaboradores por biometria, cartão de aproximação ou senha. Além disso, ele opera até mesmo em modo offline, mantém conexão contínua com o software de gestão e ainda oferece a funcionalidade de controle de ponto mobile.

Esse recurso funciona assim: o trabalhador pode marcar as entradas e saídas dele do trabalho, independentemente de onde esteja. Afinal, ele pode estar operando externamente em uma reunião com um fornecedor, prospectando clientes ou representando a empresa em eventos comerciais.

Para tanto, basta acessar o aplicativo da RwTech e fazer o reconhecimento facial. Após isso, o registro está efetuado. Os dados (como horário e geolocalização) ficam disponíveis imediatamente para o RH. Portanto, é mais segurança, transparência e praticidade para todos.

Invista em um sistema de gestão de pontos que é multiusuários, dispõe de interface intuitiva e ainda produz relatórios para insights do DP!

3. Faça análise de indicadores de desempenho

A sua empresa já adota indicadores de desempenho para medir a qualidade e os avanços do trabalho dos colaboradores? Então otimize a análise deles com um software voltado para essa finalidade. Isso é importante pela agilidade e praticidade que esse recurso oferece, ainda mais quando a organização conta com muitos trabalhadores.

Eles avaliam métricas e traçam panoramas sobre desempenho individual, produtividade das equipes, talentos que se destacam na instituição, mudanças de cargos e salários dos profissionais, problemas quanto ao código de conduta da empresa etc. Com isso, você consegue montar feedbacks para os colaboradores, planejar mudanças organizacionais e modificar assertivamente o quadro de trabalhadores.

4. Realize a integração de tecnologias de gestão de benefícios

Muitas empresas garantem, além do salário mínimo, benefícios para os colaboradores — que vão desde plano de saúde até auxílio educação e previdência privada. Acontece que a gestão manual deles é mais suscetível a falhas, além de levar muito mais tempo para ser concluído.

Em alguns casos, até mesmo necessitando de muitos profissionais do departamento pessoal investidos apenas nessa demanda. Por isso, é importante dispor de um sistema de integração de benefícios.

Um local virtual em que seja possível administrá-los com eficiência e controle, acompanhar a evolução de uso deles, avaliar quais recursos são menos ou mais aproveitados pelos trabalhadores, monitorar os custos da instituição com esses benefícios e identificar precocemente problemas (como duplicidade de benefícios ou valores indevidos depositados na conta de determinada pessoa).

5. Promova a automatização de atividades laborais

Outra sugestão que não pode faltar nessa lista é a promoção da automatização de atividades do cotidiano do setor. Isso inclui desde a organização de rotinas dos colaboradores até o fechamento de negócios. Há muitas plataformas e softwares que permitem, por exemplo, o uso de bots para atendimento inicial aos consumidores, o que reduz o tempo dos profissionais na resolução de demandas deles.

Há também aqueles que permitem a criação de fluxos de trabalhos, com prazos para projetos, checklists de tarefas, armazenamento de documentos em nuvem, construção de apresentações empresariais e afins. Fora esses exemplos, ainda existe recursos virtuais que produzem relatórios a partir de análise do banco de dados da organização. Algo útil para as finanças e contabilidade dela.

Tenha um sistema de gestão de pontos que pode ser integrado à sua folha de pagamento com a RwTech! Conheça já e saiba mais!

6. Conduza um treinamento contínuo da equipe

Adote ferramentas que otimizem o treinamento da sua equipe em diferentes etapas do negócio. Elas serão valiosas para adaptá-los ao cotidiano de afazeres, além de apresentá-los, com acessibilidade e prática guiada, aos compromissos que eles terão dentro da organização.

Há softwares e aplicativos, por exemplo, que fornecem exercícios, tutoriais e videoaulas para tornar não só o período de experiência de novos contratados, mas também o período de mudança de cargo e promoção mais humanizados e, acima de tudo, produtivos de acordo com os objetivos da gestão para essas pessoas.

Viu só como a otimização de processos de DP pode ser estendida para diversas atividades do setor a fim de torná-lo mais eficiente, padronizado e com um método de trabalho resolutivo? Portanto, vale a pena pesquisar por recursos digitais/virtuais que atendem a esse objetivos e promover a adoção deles na empresa. Afinal, o uso de ferramentas desse tipo sempre pode ser expandido para outros departamentos!

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