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Muitas empresas lidam com um questionamento desafiador: afinal, como evitar fraudes no controle de ponto? Isso porque essa prática pode ocorrer em organizações de diversos portes e setores do mercado.
Algo que é essencial para definir se está ocorrendo o cumprimento de carga horária por parte dos colaboradores, se existem horas extras a serem pagas a eles, se há descontos a serem feitos na folha de pagamento devido a atrasos e faltas e, inclusive, se há necessidade de repensar a manutenção do vínculo empregatício com alguns indivíduos.
Basta ter em mente que mais do que comprometer a integridade dessa operação, as fraudes podem trazer prejuízos financeiros e problemas na esfera da justiça para as empresas. Por isso, trouxemos algumas soluções que vão ajudar você a fortalecer e garantir a lisura da gestão de registro de ponto. Confira!
1. Uso de biometria para autenticação
Uma boa estratégia para diminuir o risco de fraude no controle de ponto é o uso de biometria para a autenticação do registo de entradas e saídas. Isso evita, por exemplo, o compartilhamento de senhas/códigos ou cartões entre os colaboradores, o que abre margens para que colegas se passem uns pelos outros para burlar atrasos e até mesmo faltas sem justificativa.
O relógio de ponto da RwTech, que é chamado de Blue, por exemplo, conta com essa funcionalidade. Dessa forma, apenas a própria pessoa pode usar o equipamento para confirmar o cumprimento da carga horária.
2. Limitação de alterações manuais nos registros
É importante que o acesso aos registros e, em especial, a possibilidade de alteração deles seja algo vetado para os colaboradores. Em caso de mudanças, como aquelas que ocorrem mediante a apresentação de atestados médicos, é preciso que o trabalhador se dirija até o departamento pessoal e fale com o encarregado da área de gerir os registros de ponto.
Caso um ou mais indivíduos tenham dúvidas sobre a carga horária que realizaram ao longo do mês e se há horas devendo ou mesmo horas extras, é interessante que o DP disponibilize uma versão da folha ou do relatório de pontos, apenas para a visualização e conferência. Ou seja, um arquivo digital que pode ser observado por terceiros, mas sem possibilidade de edição.
3. Criação de políticas claras de registro de horas
Uma terceira dica é convidar o time do departamento pessoal com a equipe do departamento jurídico para a criação de políticas claras e universais sobre o controle de entradas e saídas dos colaboradores.
A proposta é formular um regimento interno sobre o registro de horas que deverá ser adotado na organização, independentemente do cargo ou do setor dos profissionais. Assim, desde o momento de ingresso dos indivíduos na instituição, todos saberão como funciona esse serviço — e o que podem esperar dele a longo prazo.
Por meio dele, vão entender quais as regras devem ser seguidas para a devida computação da carga horária, quais as modalidades disponíveis (presencial e remota), quem procurar em caso de dúvidas e necessidade de suporte e, em particular, quais as restrições de uso do equipamento ou dos recursos tecnológicos etc.
4. Programas de conscientização sobre fraudes
Paralelo à ação anterior, é fundamental que sejam planejados e promovidos programas de conscientização sobre fraudes. O DP pode realizar palestras, reuniões e/ou conferências onde reforça as políticas envolvendo o funcionamento e as regras do registro de pontos e, em particular, repassa a importância de se respeitar essas normas e ter uma conduta ética no ambiente de trabalho.
Inclusive, destacando os problemas que podem ser gerados por fraudes não só para a empresa, como também para a própria carreira do colaborador. Afinal, isso pode acarretar medidas disciplinares, demissão por justa causa e até mesmo problemas legais.
A conscientização é fundamental para coibir potenciais ações fraudulentas, melhorar a prática de registro de ponto e para orientar as pessoas sobre como agir e a quem reportarem casos suspeitos — como é o caso de denúncias anônimas por canais específicos de contato do RH.
5. Implementação de sistemas de ponto digitais
Dando continuidade às dicas de como evitar fraudes no controle de ponto, saiba que é uma boa estratégia a adoção de pontos digitais. Isto é, aqueles que têm sincronização com um servidor central e que asseguram agilidade e segurança do registro. Para tanto, salvam os dados em nuvem para garantir que não ocorra perigo de falha de transmissão ou armazenamento de informações em equipamentos físicos e sem internet.
O DP tem acesso direto a esses dado, podendo conferir, inclusive remotamente, quais foram as entradas e saídas de cada profissional. Outro ponto importante é que ele traz funcionalidades extras, como o uso de reconhecimento artificial para registros feitos pelo colaborador por meio do aplicativo, fora os recursos de proteção contra alterações no GPS do aparelho (como acontecem quando a pessoa ativa o VPN).
6. Monitoramento em tempo real das entradas e saídas
Para concluir, promova o monitoramento em tempo real das entradas e saídas dos trabalhadores. É importante que o sistema utilizado, seja ele físico, seja ele remoto, armazenem dados de geolocalização e principalmente de data e horário de cada ponto. Assim, a empresa pode se certificar de que os dados salvos são verídicos e que os profissionais estão comprometidos em seguir as políticas internas da empresa.
As soluções da RwTech, por exemplo, asseguram isso, trazendo mais precisão para o processo, mesmo quando ele é realizado à distância por colaboradores em home office ou viagem.
Ao longo do post, mostramos estratégias preventivas e de antifraudes que você tem como adotar para evitar fraudes no controle de ponto. Elas podem ser implementadas separadamente, mas também ser utilizadas em conjunto reforçando ainda mais a segurança, a transparência e a precisão do sistema de registros da empresa. Portanto, invista no que vai contribuir para o crescimento e o fortalecimento da organização!
