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A declaração de horas é um procedimento crucial nas empresas, utilizado especificamente para registrar o tempo dedicado a atividades trabalhistas.
Apesar de estar concentrada no âmbito trabalhista, a declaração de horas também acontece no mundo acadêmico e, em alguns casos, jurídicos.
Sua utilização é essencial para registrar precisamente o tempo despendido em determinadas tarefas ou projetos.
Mas afinal, como funciona a declaração de horas? Quais são suas vantagens? E qual é sua importância? Essas e outras perguntas vamos responder neste artigo.
Então, se você deseja saber mais a fundo sobre a declaração de horas, continue conosco! Boa leitura.
Leia também: Jornadas de trabalho: o que é, tipos e importância
O que é uma declaração de horas?
A declaração de horas é um documento que registra o tempo dedicado a realizar uma determinada atividade, tarefa ou projetos.
Nela, existem informações detalhadas sobre o tempo despendido para alguma atividade, como a data, a duração específica da tarefa, uma descrição e outros.
No ambiente de trabalho, a declaração de horas é geralmente utilizada em projetos que exigem a prestação de contas do tempo dedicado pelos colaboradores.
Por isso, a declaração de horas é uma ferramenta importante para documentar e monitorar o uso do tempo nas atividades, especialmente trabalhistas.
O que a lei diz sobre declaração de horas?
Segundo o Art. 473 da CLT, a legislação brasileira estabelece uma série de situações em que o empregado pode deixar de comparecer ao serviço sem prejuízo do salário.
Essas situações incluem desde questões pessoais, como falecimento de familiares, até questões relacionadas à saúde e obrigações cívicas, como doação de sangue e outros.
Para cada uma dessas situações, o artigo prevê um determinado número de dias consecutivos ou não, em que o empregado pode se ausentar do trabalho sem desconto do salário.
Por exemplo, em casos de falecimento de cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa dependente economicamente, o empregado tem direito a até 2 dias consecutivos de ausência.
No entanto, esses períodos de ausência previstos na lei não são especificados em horas, mas sim em dias, sendo importante ressaltar que esses dias não precisam ser necessariamente completos.
Então, cabe ao empregador, em conjunto com o empregado, acordar sobre a compensação dessas horas em caso de ausência do trabalho devido às situações previstas no Art. 473 da CLT.
Leia também: Como calcular a média de hora extra: passo a passo completo!
Como funciona a declaração de horas?
A declaração de horas é um documento que garante que o trabalhador não sofra penalidades ou descontos no salário por faltas justificadas.
Para que a declaração de horas seja válida, ela deve conter informações como: Nome, CPF ou RG, Data, Horários, Motivo da Ausência e Assinatura.
Esse documento tem o objetivo de comprovar o período em que o colaborador se ausentou no seu posto de trabalho e inclui o motivo dessa ausência.
Com isso, o RH pode contabilizar corretamente as horas trabalhadas, evitando descontos na folha de pagamento.
Em alguns casos, a declaração pode ser utilizada para abonar horas no banco de horas do colaborador.
No entanto, é importante ressaltar que cada empresa pode ter suas políticas específicas para aceitação e tratamento da declaração de horas.
Como a declaração deve ser feita?
A declaração de horas deve ser feita pelo trabalhador juntamente com o setor de Recursos Humanos, com informações cruciais para a justificativa legal da ausência, como:
- Nome completo do declarante: Inclua seu nome completo, sem abreviações.
- Endereço: Insira seu endereço residencial completo, incluindo CEP.
- Telefone: Forneça seu número de telefone celular ou fixo.
- E-mail: Digite seu endereço de e-mail.
- Data: Informe a data em que a declaração está sendo feita.
- Período de referência: Especifique o período de tempo que a declaração abrange, por exemplo, “de 01/01/2023 a 31/01/2023”.
- Motivo da declaração: Explique o motivo pelo qual você está fazendo a declaração, como “para justificar atrasos no trabalho” ou “para solicitar a dispensa de ponto”.
- Descrição das atividades: Detalha as atividades que você realizou durante o período de referência, incluindo datas, horários e locais.
- Total de horas: Indique o total de horas trabalhadas ou realizadas durante o período de referência.
- Assinatura: Assine a declaração com seu nome completo por extenso.
- Data: Repita a data em que a declaração está sendo feita.
Com as informações certas, o setor de RH consegue contabilizar corretamente as horas trabalhadas e evitar descontos indevidos na folha de pagamento.
Se possível ou solicitado, anexe à declaração de horas os documentos que comprovam as informações prestadas.
Declaração de horas e declaração de comparecimento: qual a diferença?
A principal diferença entre a declaração de horas e a declaração de comparecimento está no objetivo de cada documento.
A declaração de horas tem o objetivo de comprovar a quantidade de horas trabalhadas em um determinado período, geralmente para fins de abono de faltas.
Por outro lado, a declaração de comparecimento tem o objetivo de confirmar a presença do indivíduo em um determinado local e horário, geralmente para justificar a ausência do trabalho.
Em geral, a declaração de horas geralmente é mais detalhada, pois precisa especificar as atividades realizadas e o total de horas trabalhadas.
Já a declaração de comparecimento é geralmente mais simples, pois apenas confirma a presença do indivíduo em um determinado local e horário.
Leia também: Horas extras e bancos de horas: qual é a melhor opção
A declaração de horas pode abonar faltas?
A declaração de horas pode abonar faltas, mas isso depende da política interna da empresa e das diretrizes da categoria profissional.
A legislação trabalhista brasileira não obriga a empresa a abonar a falta do funcionário mesmo que ele tenha apresentado a declaração de compromisso.
No entanto, muitas empresas optam por aceitar a declaração para evitar conflitos e manter uma boa relação com os funcionários.
Além disso, o regulamento interno da empresa ou as diretrizes da categoria profissional podem indicar que o contratante deve abonar as faltas em função dessa declaração.
Nesses casos, a empresa é obrigada a cumprir os acordos firmados.
É importante lembrar que, embora o tempo que consta na declaração de horas geralmente seja abonado, a empresa deve levar em consideração o tempo de deslocamento no cálculo.
Quais benefícios da declaração de horas?
Existem dois lados dos benefícios das declarações de horas, tanto para o profissional quanto para a empresa. Vamos conhecer? Veja a seguir!
Para a empresa:
- Controle de jornada: Auxilia no controle correto das horas trabalhadas pelo colaborador.
- Redução de conflitos: Promove um ambiente de trabalho baseado na confiança e no respeito mútuo.
- Cumprimento da legislação: Ajuda a empresa a cumprir as leis trabalhistas relacionadas a ausências e faltas.
- Organização: Estabelece claramente os horários de trabalho dos funcionários, contribuindo para a eficiência organizacional
Para o trabalhador:
- Evita penalidades: A declaração pode evitar descontos no salário por faltas justificadas.
- Flexibilidade: Permite que o trabalhador se ausente para compromissos inadiáveis sem prejuízo financeiro.
- Comprovação: Serve como prova para justificar a ausência durante o horário de trabalho.
- Autonomia: Dá ao funcionário a liberdade de gerenciar seus compromissos pessoais sem afetar sua remuneração.
Entenda como o controle de ponto pode ajudar na declaração de horas
Se você deseja ter mais controle na declaração de horas da sua empresa, a melhor alternativa é o controle de ponto.
No contexto da declaração de horas, o controle de ponto pode ajudar de diversas maneiras, como:
- Comprovação de Horários: O controle de ponto fornece um registro oficial dos horários em que o colaborador esteve presente ou ausente do local de trabalho. Isso é crucial para validar a declaração de horas.
- Transparência: Com registros claros e objetivos, há menos espaço para desentendimentos sobre as horas trabalhadas e as ausências justificadas.
- Facilitação do RH: O departamento de Recursos Humanos pode usar os dados do controle de ponto para contabilizar corretamente as horas trabalhadas e as ausências, garantindo que não haja descontos indevidos na folha de pagamento.
- Abono de Horas: Em alguns casos, a declaração de horas pode ser usada para abonar ausências do banco de horas do colaborador, e o controle de ponto ajuda a rastrear essas horas para compensação posterior.
- Cumprimento da Legislação: O controle de ponto ajuda a empresa a cumprir com as obrigações legais, como as estabelecidas pela Lei da Liberdade Econômica 13.874/2019, que exige o registro de entrada e saída dos trabalhadores em estabelecimentos com mais de 20 funcionários.
Portanto, o controle de ponto é fundamental para a gestão eficiente do tempo de trabalho e para a correta aplicação da declaração de horas, beneficiando tanto o empregado quanto o empregador.
Conclusão
A declaração de horas é um instrumento vital para a gestão transparente da jornada de trabalho.
Ela não apenas protege o trabalhador contra penalidades indevidas, mas também reforça a confiança e a boa-fé nas relações laborais.
Para as empresas, facilita o controle de jornada e assegura a conformidade com as normas trabalhistas.
Portanto, a declaração de horas é essencial para a flexibilidade do empregado e a organização do empregador, contribuindo para um ambiente de trabalho equilibrado.
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Willow é Coordenador de Marketing na RwTech. Apaixonado em criar conexões entre pessoas e marcas. Especialista nas soluções de registro e gestão de ponto da RwTech.
