COMO ESCOLHER UM CONTROLE DE PONTO PARA PEQUENAS EMPRESAS?

Em qualquer organização, controlar a jornada de trabalho dos colaboradores é um desafio, em razão das inúmeras particularidades de cada cargo. Especialmente nas PMEs (pequenas e médias empresas), muitas vezes esses registros acontecem de maneira manual ou mecânica, o que dá margem a diversos problemas.

O controle de ponto para pequenas empresas está previsto na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) em seu artigo 74, parágrafo 2º. Afirma o texto que empresas com mais de 10 colaboradores devem obrigatoriamente fazer o registro das entradas e saídas.

Porém, mais que uma obrigação legal, o controle de ponto eficiente otimiza a gestão de pessoas e amplia a transparência nas relações com os colaboradores.

Para que você consiga escolher o controle de ponto para pequenas empresas mais adequado, criamos este artigo sobre os diferentes tipos de controle de ponto e o que você deve considerar na hora de escolher a melhor solução. Acompanhe as próximas linhas!

Quais são os tipos de controle de ponto?

O mesmo artigo 74 da CLT define que o controle de ponto pode ser feito das seguintes formas:

• manual;
• mecânica;
• eletrônica.

Conforme a realidade de cada empresa, uma solução pode funcionar melhor que outra, mas contar com o uso da tecnologia, sem dúvida, favorece muito a eficácia e a praticidade dessa tarefa. Veja a seguir quais são os principais tipos de controle de ponto existentes no mercado.

Livro de ponto

É o método mais simples de controle de ponto, utilizado por pequenas e médias empresas. Consiste em um livro com folhas padrão onde são registradas manualmente as informações, com horários de entrada e saída. Embora seja prático para o profissional preenchê-lo, esse recurso não é o mais adequado quando há um número razoável de pessoas.

A principal desvantagem é que o livro de ponto é totalmente suscetível a rasuras e fraudes. Como as informações são preenchidas à mão, é perfeitamente possível maquiar informações e até mesmo um colega assinar por outro.

Por fim, na hora de o RH fazer o fechamento da folha de pagamento o cuidado tem de ser redobrado, bem como é preciso despender um tempo considerável, conforme o tamanho do quadro de colaboradores.

Relógio de ponto cartográfico

Também muito popular, até mesmo em empresas um pouco maiores, o relógio de ponto cartográfico é aquele equipamento no qual os colaboradores inserem um papel cartão de registro de entradas e saídas.

É uma solução simples e de baixo custo para a empresa, pois não precisa contar com nenhuma infraestrutura de informática. A principal vantagem é que fica mais difícil fraudar informações, embora qualquer colaborador possa bater o ponto pelo colega. Mesmo assim, a análise das informações continua sendo feita manualmente, o que pode levar a erros.

Vale lembrar que mesmo nas versões que têm algum recurso digital ― como o relógio frontal ―, esse equipamento é manual e, portanto, está livre das especificações de ponto eletrônico do Ministério do Trabalho.

Ponto eletrônico

O ponto eletrônico é a marca da inovação para o controle da jornada de trabalho individual. Trata-se de uma versão mais moderna do relógio de ponto manual, que vem com uma série de recursos para garantir a segurança e precisão da marcação do ponto. A economia de tempo também é uma das principais vantagens.

Existem duas variantes do ponto eletrônico: biométrico e ponto com cartão magnético. Veja as diferenças.

Ponto biométrico

O ponto biométrico apresenta enorme eficácia quanto à segurança. A biometria permite que os colaboradores registrem o ponto com o uso de uma mão inteira, das impressões digitais, da íris e até mesmo da voz. Dentre essas possibilidades, a impressão digital é a mais simples e barata.

Para que se bata o ponto eletronicamente, assim que o equipamento for instalado, devem ser registradas todas as digitais dos colaboradores e seus dados pessoais. O limite de digitais é grande, ultrapassando 2 mil de acordo com o modelo.

Ponto com cartão magnético

Neste caso, o colaborador utiliza seu próprio cartão de acesso à empresa. Inclusive, as próprias catracas eletrônicas da organização podem contar com o registro do ponto automático assim que a tarja magnética é encostada no sensor. Também é uma forma bem rápida de controle do ponto, especialmente em empresas grandes.

Ponto online

O ponto online é a opção mais moderna do mercado, já que utiliza aplicativos que podem ser instalados em qualquer dispositivo utilizado pelo colaborador. Todos os cálculos são realizados em tempo real, assim que o colaborador insere seu login e senha.

Para o RH é uma vantagem enorme, pois todas as jornadas de trabalho passam a ser controladas de maneira eficaz, inclusive equipes externas ou profissionais no regime de home office.

Ambos os lados ganham, pois tanto a empresa quanto os colaboradores conseguem ter acesso às informações, o que ajuda no controle individual das horas trabalhadas.

Que critérios considerar para escolher o controle de ponto para PME?

Antes de escolher o tipo de controle de ponto, é preciso compreender a dinâmica da sua empresa. Para ajudar você, levantamos alguns itens às quais é preciso ter atenção.

Quantidade de colaboradores

De acordo com o Sebrae, o grupo das PMEs inclui um quadro de até 99 colaboradores. Esse é um fator definitivo para você saber qual é o melhor tipo de controle de ponto. Obviamente, quanto maior o número de colaboradores, maior a complexidade da gestão do ponto.

Tipo de jornada de trabalho

Observe qual é o tipo de jornada de trabalho predominante em sua empresa. Há muitos colaboradores trabalhando externamente? Há equipes no regime de home office? Sua empresa usa escalas ou turnos de trabalho? Quanto mais variadas as jornadas, mais prático e seguro deve ser o controle de ponto.

Otimização do registro

Conforme o cotidiano de sua empresa, o controle de ponto pode tomar muito tempo e acabar prejudicando a própria organização. Por isso, se o número de colaboradores em sua empresa contabiliza algumas dezenas de pessoas, você precisa de rapidez e precisão.

Por que o relógio de ponto eletrônico é a opção ideal?

É fato que o advento da era digital facilitou muito os processos das empresas. Erros, retrabalhos, tempo gasto em excesso e até esquecimento são driblados com o uso das inovações tecnológicas. O relógio de ponto eletrônico também modernizou-se com o tempo e hoje apresenta recursos que são altamente favoráveis para a gestão de pessoas nas PMEs ou indústrias.

Nesse sentido, não há como negar que, se você deseja ter um RH estratégico mesmo em uma PME, o relógio de ponto eletrônico é a melhor opção.

Entenda por que observando a lista de benefícios a seguir:

• conexão online com o sistema interno do RH;
• otimização do controle da jornada de trabalho;
• gestão eficiente de banco de horas;
• facilidade do acompanhamento de justificativas de faltas e atrasos;
• relatórios automatizados que facilitam a análise e tomada de decisões;
• cálculo rápido e preciso da folha de pagamento;
• transparência no acesso aos dados pelo colaborador.

Como você percebeu, o controle de ponto para pequenas empresas também pode ser feito com o auxílio das inovações tecnológicas, afinal a Transformação Digital veio para facilitar processos que antes eram difíceis, repetitivos e burocráticos. Por isso, não hesite em aumentar a relevância de seu RH com o suporte da tecnologia, para que seja possível focar ações realmente relevantes para a produtividade da empresa.

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