7 perigos de insistir no controle de ponto manual

É verdade que o controle de ponto manual é um método muito fácil de ser implementado. Ele também é simples e não requer grandes investimentos. Por esses e outros motivos, muitas empresas ainda fazem a gestão dos horários dos colaboradores dessa forma. Porém, existem alguns riscos envolvidos.

O controle manual é passível a erros e tende a dificultar de forma significativa o trabalho do RH na hora de fazer o cálculo da remuneração dos trabalhadores. Além disso, pode gerar desconfiança em relação aos dados registrados e abalar a confiança da equipe na empresa, até mesmo com chances de abertura de ações trabalhistas.

Por isso, é importante investir em um sistema digital. Se você ainda não se convenceu disso, continue lendo e veja quais são os riscos de insistir no controle de ponto manual.

O que é o controle de ponto manual e como funciona na prática?

O controle de ponto manual é aquele em que os funcionários registram suas horas de entrada e saída de forma física, geralmente, em um livro de ponto ou em uma planilha. Esse método também pode incluir o uso de cartões, para que o colaborador faça as marcações manualmente.

Na prática, a pessoa chega ao trabalho e anota seu horário de entrada no livro ou na planilha. Ao sair, deve fazer o mesmo, registrando a hora em que encerrou as atividades do dia. Em algumas empresas, o processo pode ser mais estruturado. O gestor revisa e valida os horários no final do mês para calcular a folha de pagamento.

O registro de ponto manual é um método simples, que não exige tecnologia avançada, e muitos gestores e colaboradores estão familiarizados com ele. Por isso, muitas empresas ainda recorrem a esse método.

Algumas pequenas empresas podem encontrar dificuldades técnicas para implementar novas tecnologias, ou não ter orçamento para investir em sistemas automatizados, o que torna o método manual uma solução acessível. Sem falar que para equipes pequenas ou em ambientes onde o trabalho é menos complexo, esse tipo de registro pode parecer prático e suficiente.

Muitas vezes, os gestores acreditam que o controle manual é uma forma simples de manter a disciplina também. Assim, pode fazer parte da cultura organizacional, mantendo práticas que foram estabelecidas há muito tempo, o que pode levar à resistência à mudança por parte de alguns colaboradores e dos gestores.

Quais são os perigos de continuar com o controle manual de ponto?

Apesar de muitas empresas continuarem com o controle de ponto manual, esse método tem várias desvantagens. Por isso, a tendência crescente é a migração para sistemas automatizados, que oferecem maior precisão, conformidade legal e eficiência na gestão de recursos humanos.

Veja como alcançar mais eficiência com um sistema de gestão de ponto completo que ajuda a economizar tempo e dinheiro.

Para reforçar o alerta, confira alguns dos principais riscos associados ao método manual de controle de ponto.

1. Maior risco de fraudes

No controle manual de ponto, colaboradores podem manipular os registros, seja marcando horas a mais do que realmente trabalharam, ou praticando o “ponto amigo”, quando um funcionário marca a presença de outro. Ações como essas podem resultar em pagamentos indevidos e prejuízos financeiros para a empresa.

2. Falta de comprovação legal

Em caso de disputas judiciais, a falta de um sistema automatizado tende a dificultar a comprovação das horas trabalhadas. Documentos manuais podem ser facilmente contestados por funcionários que alegam que seus horários não foram registrados corretamente.

3. Aumento das chances de receber ações trabalhistas

O controle manual de ponto pode aumentar as chances de ações trabalhistas porque os colaboradores podem acreditar os registros estão imprecisos. Assim, existe o risco de eles recorrerem ao judiciário para reivindicar horas extras não pagas ou outros direitos. A falta de materiais e dados para comprovação pode resultar em decisões desfavoráveis para a empresa.

4. Documentos extraviados

Os registros manuais são suscetíveis a extravios. Livros de ponto ou planilhas podem ser perdidos, danificados ou até mesmo destruídos. A perda desses documentos compromete a capacidade da empresa de comprovar as horas trabalhadas, tornando a organização vulnerável a problemas legais e financeiros, conforme explicamos.

5. Alta possibilidade de erros

Os erros humanos são comuns no registro de ponto manual porque ele depende da atenção dos colaboradores. Logo, há grandes chances de erros de cálculo, como horas registradas incorretamente, lançamentos duplicados ou omissões. Essas falhas podem afetar o pagamento dos funcionários, gerando insatisfação e desconfiança na equipe, além de problemas trabalhistas.

6. Mais dificuldades no processo de apuração

O processo de apuração das horas trabalhadas se torna mais complexo e demorado com o controle manual. A necessidade de compilar e validar informações a partir de documentos físicos aumenta o tempo dedicado à tarefa e a probabilidade de erros. A falta de um sistema automatizado impede uma apuração rápida e eficiente, o que pode atrasar o pagamento dos colaboradores.

7. Perda de tempo com tarefas operacionais

Como você viu, o controle manual de ponto consome tempo que poderia ser melhor utilizado em atividades estratégicas. A equipe de RH pode levar horas registrando, corrigindo e validando informações que poderiam ser automatizadas por um sistema digital. Isso diminui a eficiência e desvia recursos de tarefas mais produtivas e que agregam maior valor à empresa.

Como digitalizar o controle de ponto?

A digitalização do controle de ponto é uma escolha estratégica que representa uma proteção essencial para a empresa e o RH. Não se trata de algo supérfluo, já que a transição para sistemas automatizados apresenta diversos benefícios que minimizam riscos e aprimoram a eficiência organizacional.

Com a digitalização do controle de ponto, as empresas:

• reduzem riscos legais mantendo a conformidade com as leis trabalhistas;
• aumentam a segurança dos dados dos colaboradores, reduzindo as chances de fraudes e manipulações;
• alcançam mais eficiência operacional, com precisão de registros e redução de erros humanos;
• obtém facilidade de acesso e gestão das informações, que ficam centralizadas.

Mas ao buscar uma solução de controle de ponto digital, é preciso considerar algumas características para tomar a melhor decisão, por exemplo:

• facilidade de uso;
• possiblidade de integração com outros sistemas;
• oferta de suporte técnico;
• escalabilidade;
• funções de relatórios e análises.

A RwTech oferece tudo isso em soluções completas para você fazer o controle de ponto em sua empresa de forma digital e automatizada. São ferramentas que atendem às necessidades de diferentes tipos de empresas e garantem praticidade para os colaboradores e o RH, além de conformidade legal.

Com as soluções RwTech, os colaboradores registram suas horas usando dispositivos móveis. Você pode gerar relatórios para facilitar a gestão e o planejamento, além de contar com a integração com folha de pagamento, garantindo que as informações sejam atualizadas e precisas.

Conheça o aplicativo de ponto eletrônico para celular da RwTech.

Investir em um sistema digital pode parecer uma despesa a mais no início, porém os riscos associados ao controle de ponto manual fazem valer essa transição. A precisão, segurança e eficiência proporcionadas por soluções automatizadas evitam os riscos mencionados e garantem eficiência para o RH. Mas tenha atenção ao escolher o fornecedor para fazer um investimento vantajoso.

Conte com a RwTech para promover essa mudança. Acesse o site e confira as soluções disponíveis para digitalizar o controle de ponto em sua empresa.