Controle de ponto: 5 dicas para melhorar na sua empresa

Garantir a organização de todos os funcionários da empresa é uma das mais importantes responsabilidades de um empresário, pois esta é a base de todo o funcionamento operacional e administrativo de qualquer tipo de negócio. Por esta razão, é de extrema importância que se trate certas exigências, como o registro e controle de ponto, com a devida atenção e cuidado. Pensando no impacto deste processo em diversos tipos de organizações, separamos hoje 5 dicas para melhorar o controle de ponto na sua empresa. Quer saber quais são e como elas podem ajudar? Confira agora!

O que é controle de ponto?

Antes de mais nada, é importante apresentar um panorama geral sobre o que é controle de ponto e por que ele é tão importante em todas as empresas.

É exigido por lei que qualquer empresa com mais de 10 funcionários possua um padrão de controle dos seus horários de entrada e saída, bem como os de almoço e intervalos, quando necessário. Este registro pode ser realizado de diversas maneiras, seja manual, mecânica ou digitalmente.

Também vale lembrar que o controle de ponto é uma das principais razões de processos trabalhistas no Brasil, representando um grande risco financeiro para seu negócio. Por esta razão, é importante estar sempre atento ao controle de ponto e seguir as regras e leis vigentes, a fim de evitar que estes problemas ocorram.

5 dicas para melhorar o controle de ponto em sua empresa

Agora que você já está mais familiarizado com o assunto, vamos apresentar as melhores dicas para aperfeiçoar o processo de controle de ponto na sua empresa. Abordaremos cada uma separadamente, assim você poderá entender melhor como utilizá-las isso a seu favor e obter mais vantagens para o seu negócio. As dicas que separamos são:

• Organize os horários de cada funcionário
• Esclareça as compensações por bancos de horas
• Atente-se aos direitos e deveres de seus funcionários
• Use a tecnologia como aliada
• Utilize os dados de controle de ponto a seu favor

Organize os horários de cada funcionário

Quando você pretende organizar tudo o que diz respeito ao controle de ponto, é necessário primeiramente monitorar o horário de entrada e saída dos funcionários da empresa, de maneira individual. É claro que, tratando-se de negócios maiores, o registro se torna cada vez mais difícil. No entanto, existem diversas técnicas que você pode utilizar a favor do domínio deste processo.

O mais recomendado é que você informe ao seu funcionário sobre seus direitos e deveres perante o controle de ponto, e também esclareça as razões pelas quais todos devem respeitar assiduamente esta norma. Desta forma, você compartilha a informação e a responsabilidade do processo.

Esclareça as compensações por bancos de horas

Nem todos os funcionários entendem exatamente como funciona o banco de horas de uma empresa. É necessário informá-los sobre quais horas contabilizam como extras, quando devem ser pagas, se podem ou não ser utilizadas para compensar atrasos, dentre muitas outras dúvidas comuns, que podem gerar transtornos para a sua empresa. Assim como foi dito no tópico anterior, quando os colaboradores entendem o que deve ou não ser feito e principalmente o porquê, diversos problemas neste processo tendem a ser evitados.

Deixe claro os direitos e deveres de seus funcionários

De modo geral, um funcionário tem o direito de receber a mais se trabalhar por mais horas do que previsto em seu contrato, assim como pode ser ter seu pagamento descontado se trabalhar por menos tempo. Estas normas podem parecer bastante básicas e previsíveis, no entanto, existem alguns fatores que podem confudir o colaborador a respeito de como estes pagamentos e descontos são realizados, levando a condutas indesejadas e prejudicando o relacionamento da equipe.

É recomendável que você crie um pequeno guia sobre o funcionamento dos horários de entrada, saída, almoço e intervalos. Dessa forma, é muito mais fácil que todos entendam exatamente qual a política de direitos e deveres dentro da empresa, de maneira clara e acessível.

Use a tecnologia como aliada

Há alguns anos atrás, o controle dos horários de entrada, saída, almoços e intervalos era feito de forma manual, tornando o processo passível de erros e fraudes. Felizmente, no mercado atual já existem diversos equipamentos de relógio de ponto, como os da RWTECH, que podem registrar a entrada e saída de funcionários de forma fácil, tecnológica e automatizada. Atualmente, cartão de aproximação, senha ou impressão digital são os métodos mais utilizados, reduzindo os riscos de erro e facilitando o trabalho do setor de RH da sua empresa. Portanto, é perfeitamente possível e recomendável que você utilize a tecnologia como sua aliada no proceso de registro de ponto.

Utilize os dados de controle de ponto a seu favor

Quando você utiliza a tecnologia como sua aliada, recebe ainda outra vantagem: todos os dados de entrada e saída de cada funcionário são descritos detalhadamente em um software específico. Isso é de extrema relevância, já que a partir destes registros você pode identificar os horários de maior produtividade da empresa, horários com maior volume de funcionários almoçando, horários de maior índice de atraso, além de diversas outras informações. Este banco de dados pode ser usado a seu favor para você aumentar a produtividade da empresa alterando horários, promovendo ações em dias específicos, dentre muitas outras possibilidades.

O que achou das nossas 5 dicas para melhorar o controle de ponto em sua empresa? Certamente várias outras indicações podem ser aplicadas, surtindo diferentes efeitos de acordo com o gerenciamento e forma de operação da sua empresa. De qualquer forma, seguir e compreender como estas dicas podem ajudá-lo já será um grande passo para que você não precise se preocupar demasiadamente com questões simples, como o controle de ponto do seu quadro de funcionários, e possa concentrar esforços em novas formas de fazer seu negócio crescer. Afinal, esse é o nosso objetivo comum.