Acessar EzPoint Web 
Bater o ponto 
Área Restrita 
Atestado Técnico 
Área dos parceiros 
Muitas empresas adotam o sistema de ponto para os colaboradores visando a praticidade e agilidade que ele oferece nesse processo. Porém, cada vez mais elas estão atentas a outro diferencial: o impacto positivo de ter esse serviço para a auditoria de dados da organização.
Afinal, ele aprimora o armazenamento de dados, reduz as chances de erros e fraudes, tem risco reduzido de falhas operacionais e ainda otimiza o acesso do departamento pessoal ao histórico de jornada de trabalho dos colaboradores. Por esse motivo, preparamos um post que mostra como o sistema de ponto faz a diferença no dia a dia da empresa. Acompanhe!
Eliminação de erros manuais
Para começar, ter um sistema de ponto contribui diretamente para a eliminação de erros manuais. Algo passível de acontecer — e, às vezes, com frequência — quando você usa registros em papéis ou em planilhas virtuais que são facilmente editáveis por qualquer indivíduo na organização.
Nesses casos, além da anotação errada de entradas e saídas, podem ocorrer equívocos significativos ao somar a carga horária cumprida e o banco de horas dos trabalhadores. O resultado disso, claro, é problemático por trazer problemas financeiros, administrativos e legais para o setor.
Para tanto, o sistema automatiza os registros de pontos e retém os dados dentro do software que operacionaliza todo o programa. Portanto, erros são reduzidos drasticamente e o acesso ao material fica restrito apenas ao departamento pessoal. De bônus, há uma contenção expressiva de fraudes que podem ser cometidas a fim de benefícios próprios.
Armazenamento seguro de dados
Registros manuais de pontos requerem bastante cuidado para não sofrerem avarias ou mesmo serem perdidos. Afinal, se não houverem cópias, a empresa fica sem os dados necessários para fechar as jornadas de trabalho dos colaboradores. O mesmo vale para registro que são armazenados apenas em determinados equipamentos eletrônicos. Caso eles sejam danificados ou furtados/roubado, perde-se tudo.
Portanto, é um risco grande. A situação se agrava ainda mais quando essas informações precisam obrigatoriamente ser auditadas, como em caso de processos legais. Por isso, o sistema de ponto se diferencia. Isso porque o sistema funciona em nuvem, com armazenamento de pontos no software.
E tem mais: em caso de indisponibilidade desses dados, você pode contatar a empresa responsável pela plataforma que pode iniciar protocolos de recuperação das informações. Portanto, é segurança reforçada!
Automação do controle de jornada
Se em registros manuais é preciso que o departamento pessoal faça as devidas computações de horas trabalhadas de cada colaborador, o que torna a atividade mais lenta e dependente do quantitativo de mão de obra envolvida nessa tarefa, com o sistema de ponto isso não acontece.
Afinal, como já mencionamos, esse processo se torna automatizado. Ou seja, é executado a partir de recursos tecnológicos programados para esse objetivo, sem intervenção direta de alguém. Além desse diferencial, ele também proporciona resultados mais rápidos e precisos.
Geração de relatórios detalhados para análise
Fora o que elencamos até aqui, há outra vantagem significativa do sistema de ponto para a auditoria interna: a geração de relatórios. Um programa tecnológico e com configurações para uma ampla gestão de dados produz relatórios com todas as informações de carga horária dos colaboradores, como é o caso de espelhos de pontos e insights de desempenho individual.
Como exemplos podemos citar os indicadores de assiduidade, absenteísmo (justificado ou ou não), licenças, uso de banco de horas e muito mais. Todas essas informações, quando combinadas, permitem que o DP avalie de maneira detalhada a postura profissional dos trabalhadores e o comprometimento deles com a empresa.
Mas não só isso: é possível acompanhar de perto casos suspeitos de fraude no registro de pontos, confirmando ou refutando eles e tomando as medidas cabíveis para a preservação do negócio.
Transparência no processo de registro de horas
Ter um sistema de ponto também traz mais transparência ao processo de registro de ponto. O motivo é simples: a empresa tem como cadastrar todos os colaboradores na plataforma.
Com isso, além de terem compreensão de como funciona a computação de entradas e saídas, eles também têm acesso às informações sobre eles que estão armazenadas no software. Ou seja, eles podem acompanhar e ter um maior controle sobre o próprio ponto.
Isso é útil não só para aqueles que desejam padronizar o horário que começam e terminam o expediente, mas ter uma noção clara se estão devendo horas e precisam repor esse tempo antes que o mês acabe. Dessa forma, é possível que eles se antecipem, dialoguem com o DP e, juntos, planejem uma solução quanto à agenda de trabalho para não terem descontos na folha de pagamento.
Facilidade de auditoria em tempo real
Para concluir, o sistema de pontos permite que seja feita uma auditoria em tempo real nos dados armazenados nele. Ou seja, não é necessário agendamento ou suspensão do serviço para isso. Basta acessar o que está armazenado na nuvem.
Essa prática pode ser conduzida de forma preventiva, visando aumentar a segurança do próprio software e a eficiência dele, mas também de forma interventiva em caso de suspeitas de erros, fraudes e falhas técnicas. Inclusive, as informações disponíveis não são apenas aquelas recentes, mas de diferentes meses, semestres e até mesmo anos.
O objetivo disso é justamente garantir que o time de departamento pessoal possa investigar os históricos dos registros, avaliando se há inconsistências nos dados e desde quando é possível constatar esse fato. Algo que é importante principalmente em processos trabalhistas movidos por ex-colaboradores (como é o caso de indivíduos desligado por justa causa).
Entendeu como o sistema de ponto traz benefícios que melhoram os processos operacionais da empresas, assegurando a conformidade trabalhista e a otimização de recursos humanos? Mas não só isso, como também facilita o trabalho da auditoria interna, prevenindo fraudes e problemas no acesso aos dados e históricos dos colaboradores? Portanto, não deixe para depois: comece já a utilizá-lo!
